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论如何发挥档案管理在企业改革发展中的服务效用

来源:中国期刊网 分类:档案 发布时间:2020-07-01 浏览:

  [摘 要] 企业的档案材料是对企业历史发展的记录与见证,企业在发展过程中所产生的财务信息、人事信息、生产信息、销售信息和相关的管理制度等均需要用相关载体进行记录,而这些材料信息在企业改革发展中不仅能够为企业的战略重组提供重要的参考信息,还能让企业在解决员工安置、员工诉求和工龄认定等问题上迅速找到相关的凭证依据。在企业深化改革的过程中,档案管理工作为企业、员工和社会起到了不可或缺的服务作用。对此,本文以此为课题,研究了档案管理在企业改革发展中的作用,并提出了档案标准化的相关措施,以期研究结论能为企业档案管理工作提供一点参考性建议。

  [关键词] 档案管理;企业;改革;服务

  0 引 言

  随着供给侧结构性改革的不断深入,企业进行改革与重组成为大势所趋。企业在改革与重组的过程中所涉及的层面复杂且广泛,既涉及生产与经营,又涉及改革过程中所产生的人员安置与调配等,这些复杂的改革过程需要档案材料为其提供真实可靠的凭证依据,以便企业管理层做出科学有效的正确决策。在企业改革发展的过程中,企业档案管理既要根据企业管理者的要求充当信息的提供者,又要站在企业发展的角度积极主动地为企业管理者提供便捷的档案服务。从而充分发挥档案管理助力企业改革发展的重要作用。

  1 档案管理在企业改革发展中的作用

  1.1 有利于企业完善人事工作

  企业档案是企业从建立之初为记录企业员工信息、技术信息、生产信息、财务信息、销售信息以及企业的相关管理制度信息的文件材料。这些文件材料记录了企业发展至今的工作经验、管理经验等,具有重要的历史价值和使用价值。企业在深化改革的过程中,需要对企业的发展历史、现状、人员情况等进行充分分析与研判,同时,在改革过程中也必然会面临人事梳理、员工安置、员工工龄认定、优秀员工的选拔以及解决相关员工诉求等问题。而这些分析与研判及解决这些问题均需要真实、有效、全面的档案资料作为相关的信息依据。以四川沱牌舍得酒业股份有限公司为例,2016年四川沱牌舍得酒业股份有限公司实施改制工作,在改制工作中企业面临着解决员工安置等问题,据此,该企业档案管理部门通过为企业提供3万余卷的人事档案资料与凭证,从而帮助企业解决了5 343人次的员工安置和工龄认定问题,帮助企业顺利完成了战略重组和解决员工诉求等工作。由此可见,档案管理在企业深化改革的过程中能够促进企业完善人事管理工作。

  1.2 为企业战略重组提供支持

  供给侧结构性改革背景下,企业需要对自身的生产、销售、财务、人事等各个部门和岗位进行重新梳理,进而需了解企业的生产技术水平、生产能力、库存情况、销售情况、财务情况、各岗位的设置情况和岗位职责、各员工的工作能力和家庭情况等。在充分掌握及分析企业的这些情况后,企业才能根据这些信息来明确企业的生产方向、产量大小、长短期战略布局以及根据财务信息、生产信息、市场信息等制定设备引进方案、岗位调节方案、流程精简方案、产品研发及创新方案等。以四川沱牌舍得酒业股份有限公司为例,企业在2012年3月为了解决营销公司在新疆业务区的应收账款,依靠档案管理部门所提供的资料,帮助公司挽回经济损失229.8万元,同年9月,同样依靠档案资料帮助公司解决了“回旋天地,润泽人间”商标标识与中国移动通信公司标识的争议案件。由此可见,档案材料在多年记录及梳理企业生产经营的相关信息的过程中,能够为企业的战略重组工作提供及时有效的历史信息,帮助企业在战略重组过程中解决相关问题或困难。

  1.3 为企业文化建设提供素材

  企业文化建设也是企业深化改革的重要组成部分。企业文化能够凝聚人心,强化员工对企业的归属感,增强员工的工作积极性。企业文化的建设是一个动态的、与时俱进的过程,企业在发展的过程中关于企业的发展理念和价值观会随着时代的变化而变化。企业从建设之初会根据创始人的价值观念形成一定的企业文化,在后期的企业建设中企业文化会随着企业的壮大而不断发展,企业文化的发展具有一定的历史性,而企业文化的建设需依存这些历史性,即根据企业的发展历程、战略思想、企业文化建设的历史故事等材料,从中不断提炼文化精髓并通过一定的载体将其传播出去,形成企业文化。据此,四川沱牌舍得酒业股份有限公司为了更好地建设企业文化,积极利用13 736卷档案资料,编史修志、工作查考和案件取证,编制了《公司志》《公司大事记》《酿务实录》《中华老字号——沱牌篇》等,为企业的思想教育、酒文化宣传和企业文化建设提供了多方位、深层次的参考信息。使得企业档案成为企业文化建设的重要信息载体。

  2 档案管理实施标准化的相关措施

  2.1 建设档案管理信息系统

  企业档案从建设之初到企业发展至今所积累下来的档案卷宗可以用海量来形容,而这些海量的纸质化档案不管是从档案管理者角度,还是从档案使用者角度而言,均体现出烦琐和低效的特征。纸质化档案在长期保存的过程中,即使保存条件完好,也易出现纸张破损和字迹色泽退化等弊端,纸质化档案除了不易长期保持等特点外,也给档案保存的硬件设施和调阅人的阅读增加了较大的负担。为了提高档案管理效率以及确保档案信息全面、真实等,建议企业建立全面性档案管理信息系统,即企业的所有档案通过相应的扫描设备、拍摄设备、录音设备和计算机等,将其转换成电子化档案。档案管理信息系统对档案的保管、调阅、读取等均设置相应的权限,不同权限相对人行使相应的阅读权限,信息系统能够通过调阅人的账号和密码了解档案调阅信息,同时,调阅人能够通过关键字搜索,来快速检索符合条件的档案信息,从而提高档案阅读效率。

  2.2 健全檔案管理制度流程

  档案管理制度流程的设立需要本着为企业改革发展服务为原则,既为企业改革发展提供全面、真实、有效的档案信息,又为企业改革发展提供便捷高效的档案查询服务。据此,档案管理制度流程的制定,一是需要根据《档案法》《档案著录规则》等宏观文件为操作指导,再结合企业的实际情况,建立档案管理总则、文件归档管理制度、文件立卷及著录管理制度、档案借阅管理制度和档案鉴定及销毁制度、档案库房管理制度、档案统计与保密制度等。二是根据便捷档案使用人查阅档案原则,为每一份档案建立内容提要或核心摘要,并对必要档案建立相应的目录索引,让档案使用者能够在最短的时间内查阅到相关文件信息。三是健全档案管理考核制度和责任追究制度,对档案在管理和调阅过程中可能出现的档案遗失、档案破损、信息泄露、著录不真实全面等问题建立考核标准,并明确相关责任人与责任,确保档案管理符合相关保管标准。

  2.3 树立积极主动服务意识

  档案管理部门应以企业改革发展的战略目标为服务目标,在部门内部大力宣传主动服务意识。要求档案管理人员根据企业改革发展中所需要的档案信息,对档案进行归档与细分,积极主动地根据档案使用人的相关要求推荐或提供相关档案材料。并根据企业改革发展的要求,积极深入各个职能部门,与部门负责人进行良好的沟通,将各部门的重要文件信息进行及时整理与归档。在档案归档的过程中,主动研究企业在改革发展过程中可能需要的相关文件信息,根据企业改革发展的要求最大化细分档案分类标准,并主动了解档案的相关信息内容,积极主动地为企业决策层提供全面有效的档案参考资料,助力企业更好地制定相关改革决策。

  3 结 语

  综上所述,企业在改革发展的过程中必然需要企业的档案材料作为改革发展的决策依据。企业改革重组涉及内容多而广,既涉及战略决策,又关系到人员的选拔与安置等,而这些重要决策的制定需要企业能够为其提供全面可靠的参考信息。企业的档案材料从积累至今已经成为了海量的卷宗材料,在海量的信息中如何为档案使用人提供快速准确的档案信息,需要档案管理部门建立标准化的档案管理制度,并积极利用信息技术辅助档案管理,以及树立积极主动的服务意识,才能让档案管理真正为企业改革发展所服务。

  主要参考文献

  [1]李雪莲,赵岩.如何发挥档案管理在人事管理的作用[J].中国房地产业,2011(3X):378.

  [2]马玲.浅谈档案工作在服务企业发展中的作用[J].中国科技纵横,2010(20):196.

  [3]顾君秋.试析新时期国企档案管理工作的创新[J].财经界:学术版,2016(22):344.

  [4]叶丽雯.基于知识管理的企业档案管理模式研究[J].办公室业务,2015(12):63.

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文章名称:论如何发挥档案管理在企业改革发展中的服务效用

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