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企业档案管理工作中存在的问题与思考

来源:中国期刊网 分类:管理 发布时间:2020-07-17 浏览:

  摘要:档案管理对于企业发展具有重要的意义。但长期以来,国内许多企业对于档案管理却缺乏应有的重视,在档案管理中暴露出许多问题,对企业长期健康发展造成了负面影响。本文将结合作者所在的地勘企业,讨论当前企业档案管理工作存在的问题,并思考、研究如何解决好这些问题,希望本文对于广大企业加强档案管理有所裨益。

  关键词:地勘企业;档案管理;问题;解决

  中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1006-4311(2019)29-0073-02

  《档案与建设》(月刊)创刊于1984年,由江苏省档案局和江苏省档案学会主办,学术性、指导性、史料性兼容,国内外公开发行;《档案与建设》立足档案专业,面向社会各界,热诚欢迎赐稿、赐教。荣获华东地区优秀期刊;学术园地获明珠奖栏目。

  0 引言

  陕西省煤田地质局一九四队始建于1953年,是一支有六十六年勘探历史的专业煤田地质勘探队伍。主要从事煤田地质勘探、地下水资源勘探开发、石油、钻探、基础工程、地质灾害调查与治理等多领域综合性勘探。2010年,一九四队进行事业单位转企业改制,成立陕西省一九四煤田地质有限公司。改制后,公司不断钻研新技术、新技能、创造新平台,努力提高本企业的经济效益与业绩。公司被评为AAA级信用企业,并先后荣获国地质勘查行业先进集体、中国煤炭工业协会地质勘查功勋单位、陕西省文明单位标兵、陕西省找矿重大进展先进单位、铜川市50强企业等荣誉称号。但公司的档案管理工作却没有跟上,出现了一些问题;而且这些问题在當前国内企业档案管理中普遍存在。为此,我们将立足于一九四煤田地质有限公司,研究、思考企业档案管理工作中存在的问题。

  1 企业档案管理工作的意义

  企业档案是企业在其整个生命周期中,在其全部活动中形成的全部档案的总和。企业档案包括计划、统计、决议、记录、报告、市场信息、经营、产品销售、固定资产、原材料采购、物资供应、财务管理、劳动工资、卫生、人事等各方面的材料,真实反映企业的整个发展历程[1]。企业档案为企业的生产管理、经营管理、人力资源管理、产品研发、财务管理提供详细的数据、资料。企业领导层可以根据企业档案,了解本企业每名人员的素质、能力、品行,了解本企业的技术实力,从而做出正确、有效的决策,提高企业的管理水平。一流的企业靠文化,二流的企业靠管理,三流的企业靠业务,四流的企业靠投机。在建设企业文化方面,企业档案也发挥着无可替代的作用。

  2 现阶段企业档案管理中存在的主要问题

  2.1 企业领导对于档案管理缺乏应有的重视

  当前,国内许多企业对于档案管理缺乏足够的重视,企业领导层并没有意识到档案标准化管理是企业发展的内在要求,也没有认识到企业档案所蕴藏的价值。他们错误地认为档案管理不过就是收集、整理过期的文件材料,档案管理不能为企业带来看得见、摸得着的真金白银,更何况企业财力、人力有限,把大量的经费、技术、办公面积投入档案管理实在得不偿失[2];一些领导口头上重视档案管理工作,但在实际工作中却忽视档案管理(还有不少领导对档案管理不管不顾):一些企业的档案室面积只有十几个平方米,一些企业甚至没有档案室,档案材料胡乱堆放在办公室里;企业档案管理人员数量少,而且这些档案管理人员大多由办公室行政人员兼任,几乎找不到一个档案管理专业的毕业生,他们基本上没有学习过《档案法》,对档案管理的专业知识一无所知。

  2.2 档案管理缺乏制度化、规范化

  虽然时间已经进入2019年,但当下,许多企业却没有建立起严格、规范的档案管理制度,甚至没有为本企业各部门明确规定文件的归档时间、存档时间。一些国有企业为应对上级部门的检查,进行装样子的档案管理工作;一些企业将本企业的档案工作外包给档案公司,使档案制作与档案管理、档案服务出现脱节;一些企业的档案管理制度印在纸上,挂在墙上,却从不执行,沦为一纸空文。一些企业的档案资料长年累月沉睡在档案室里,堆满了灰尘,而档案管理人员却不知如何研究、利用档案材料;企业领导层也不知道依靠档案为企业开展各项工作提供依据。企业内部的各个部门普遍不配合档案管理工作,将大量文件资料随意堆放在自己的办公室里,任其闲置;给档案管理员收集、整理、分类带来很大的麻烦。

  2.3 档案管理信息化水平落后

  截止2019年7月,我国网民人数已经超过8亿,其规模高居世界第一。我国手机用户数量甚至超过了全国人口数量。在这个信息化时代,企业完全应当加强档案信息化建设,采用电子档案、数字档案取代纸质档案。但令人遗憾的是,当下企业档案管理的信息化水平落后,许多企业仍旧沿用纸质档案,由档案员手工进行档案收集、整理、查阅。而且纸质档案普遍存在着文件缺失、遗漏、字迹潦草等现象[3];不少档案的全宗号、类别号混淆,甚至出现编号错误。还有一些企业虽然采用计算机管理档案,但档案管理模式仍然停留在封闭式管理模式上,无法有效提高档案管理工作的效率。

  3 思考如何加强企业档案管理

  3.1 运用SWOT分析法

  当前,国内企业档案管理的确存在着许多不足之处(WEAKNESS):长期受到领导层忽视,缺乏专业档案管理人才,缺乏资金、技术投入;国内企业档案管理也面临着外部挑战(THREAT):档案公司发展迅猛,其工作质量也在不断提高,大有全面取代企业内部档案管理之势;美国、日本等发达国家企业高度重视企业档案管理工作,国外企业普通聘用具有大学学历的专业人才进行档案管理,在档案管理中,还普遍采用信息化技术,实现了文件、图书、博物、情报、企业文化管理的一体化[4]。随着我国对外开放的加深,更多的外资企业将进入中国,而外资企业高质量、高效率的档案管理也会对国内企业档案管理构成冲击。

  但国内企业档案管理仍然具有良好的发展机遇(OPPORTUNITY):相较于发达国家的企业,国内企业档案管理的确存在着不足,但这也为企业加强档案管理,提升档案管理工作质量打开了上升空间;国外企业在档案管理方面已经积累了丰富的经验与成熟的技术,只要国内企业善于借鉴、消化、吸收,就可以将之转换为后发优势(STRENGTH)。因此,国内企业完全有理由加强档案管理,做好档案管理。

  3.2 对档案管理工作给予应有的重视

  企业领导必须认识到:在信息化时代,信息是企业发展的重要资源,而企业档案对于企业来说则是非常宝贵的信息资源。企业领导层必须带头重视档案管理,必须尊重档案管理人员,必须与档案管理人员共同研究档案规范化建设。企业各部门、各环节的每一名职工也应当主动参与到档案管理中来,严格执行档案管理制度,定时归档、存档。企业档案室必须逐年增添必要的设备,在条件允许的情况下甚至应当逐年扩大档案室面积[5]。

  3.3 档案管理必须规范化、制度化

  企业应当根据自身的具体情况,制定严格、完整的档案管理制度。档案管理人员则必须根据档案管理制度,仔细收集各种文件、材料,确保档案的完整性与有序性;若发现文件中存在着字迹潦草、错别字等错误,必须责成有关人员进行纠正,从源头上提高档案质量。档案管理人员从企业内部各部门、各科室收集到档案后,必须将它们根据文书档案、人事档案、实物档案、业务档案、声像档案进行分类,而不能将它们混为一体。

  档案管理人员必须认识到:当前,房价不断上涨,要求企业不断扩建档案室存在着一定的困难。因此,档案管理人员必须仔细审核、鉴定企业档案,必须认真分析每一份管理类文件的内容、来源、时间、名称、稿本、外形特征、完整性、时效性;认真研究每一份科技文件材料的技术因素、时间因素、典型因素、作者因素、名称因素;判断每一份档案是否具有保存价值,确定每一份档案的保存年限;对于丧失保存价值、超出保存年限的档案必须定期剔出、销毁(一般來说,反映企业一般日常事务性活动、或内容重复的管理类文件保存价值较小,不必永久性保存;而会计类档案则必须永久保存,科技类、人事类档案应长期保存)。必须保证档案库藏量控制在一个合理的水平。

  3.4 加快档案管理信息化建设

  企业应当加快档案管理信息化建设,主动应用网络技术与信息化技术,进行档案管理;必须尽快用数字档案、电子档案全面淘汰纸质档案。企业还须运用大数据技术,人工智能技术、云计算技术开展档案研究,根据企业发展的需要,充分发掘出档案中有价值的信息,通过研究自身档案来认识、掌握企业发展规律。

  3.5 加强地质资料档案管理

  近年来,地勘单位纷纷进行事改企,导致一些档案管理人员下岗,留下的档案管理人员需要长时间进行繁琐、复杂的档案管理工作,承受更大的工作强度,又感到自己在单位中无足轻重,难免丧失工作热情。有鉴于此,地勘企业必须主动加强地质资料档案管理。

  作为老地勘单位,一九四煤田地质有限公司在60年的岁月中积累了大量宝贵的档案资料。一九四公司对档案管理人员主动加强培训,组织认真、心细、责任心强、甘于坐冷板凳的档案管理人员学习档案管理知识,提高他们的业务技能;公司对档案管理人员实施严格的绩效管理,从而调动起档案管理人员的工作积极性。一九四公司建立严格、规范的档案管理制度,对纸质档案、磁介质载体档案、实物标本实施分类管理,不仅丰富了档案管理的内容,而且提升了档案管理的质量;公司还对科技文件、钻探科研成果、煤田普查等方面的档案资料实施精细化管理,使档案更好地为公司发展服务。

  4 结束语

  在企业内部管理中,档案管理属于重要环节。为提高企业工作效率,为促进企业长期可持续发展,提升企业的管理水平,建设企业文化,企业应当重视档案管理,建立完善的档案管理模式,做好档案管理。

  参考文献:

  [1]叶丽娟.知识管理背景下的企业档案管理分析[J].城建档案,2019(05):80-81.

  [2]杨鹏.我国改制企业档案管理模式的实践创新——“苏州模式”[J].档案与建设,2019(04):36-39.

  [3]杜娜.大数据背景下的企业档案管理工作探讨[J].兰台内外,2019(07):35-36.

  [4]孙勇军.企业档案管理中存在的问题及优化措施[J].企业改革与管理,2019(04):41,44.

  [5]张斌,李子林,黄蕊.我国企业档案宏观管理体制的演变与发展[J].档案学研究,2018(02):50-56.

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文章名称:企业档案管理工作中存在的问题与思考

文章地址:http://lw.xmqikan.com//qkzs/guanli/330.html

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